Ustawa o sygnalistach — kogo dotyczy i do czego zobowiązuje?

W Polsce wciąż czekamy na finalną ustawę o ochronie sygnalistów. Wprowadzane poprawki są już kosmetyczne — można założyć, że projekt ustawy jest bliski ostatecznej wersji. Kogo dotyczy i do czego zobowiązuje ustawa o sygnalistach? To dobry moment, aby przyjrzeć się założeniom i obowiązkom, jakie niebawem będą spoczywały na sygnalistach i pracodawcach.

Dnia 23 października 2019 r. Parlament Europejski wdrożył Dyrektywę (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Wszystkie Państwa Członkowskie mają obowiązek przestrzegania przepisów o sygnalistach — w Polsce najprawdopodobniej wejdą one w życie z końcem 2023 r.

Co mówi ustawa o Sygnaliście w firmie i jakie są jej wytyczne?

Zanim przejdziemy do konkretów, wyjaśnimy jedną ważną kwestię. Parlament Europejski przede wszystkim chce zadbać o sygnalistów, czyli osoby nagłaśniające nieuczciwe i nielegalne działania. Przed wejściem w życie dyrektywy z dnia 23 października 2019 r., w każdym państwie członkowskim ochrona sygnalistów wyglądała trochę inaczej. Teraz każdy kraj członkowski obowiązują te same ustalenia. Co zawiera dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa? Przede wszystkim wskazuje, kto jest sygnalistą i jakiej ochronie prawa podlega. Dyrektywa określa także obowiązki, jakie spoczywają na firmach i instytucjach, aby taką ochronę zapewnić.

W dyrektywie znajdziesz przede wszystkim:

• wytyczne ochrony osób zgłaszających nadużycia
• obowiązek stworzenia wewnętrznych kanałów do dokonywania zgłoszeń
• obowiązek ustanowienia procedur na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych
• zasady funkcjonowania zewnętrznych kanałów zgłoszeń
• obowiązek prowadzenia rejestrów zgłoszeń oraz środki ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości.

Gdzie Sygnalista kieruje zgłoszenie zewnętrzne, a gdzie wewnętrzne?

Sygnalista może zgłaszać naruszenia prawa zewnętrznie lub wewnętrznie. Zgodnie z najnowszym projektem ustawy zgłoszenia zewnętrzne w Polsce ma przyjmować Rzecznik Praw Obywatelskich.

Natomiast chcąc zgłosić naruszenie prawa wewnętrzne, Sygnalista musi mieć możliwość skorzystania z procedury wewnątrz organizacji.

Jakie firmy muszą wdrożyć Sygnalistę w swoich strukturach?

Ochrona sygnalistów dotyczy zarówno instytucji publicznych, jak i prywatnych.

Wejście w życie ustawy zakłada 2 etapy wdrożenia — w początkowym okresie ma dotyczyć przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 250 pracowników, a w drugim etapie także tych powyżej 50 pracowników. Obecnie w ustawie nie są brane pod uwagę firmy, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników.

Termin implementacji dyrektywy minął 17 grudnia 2021 r. według wytycznych Parlamentu Europejskiego.

Pracodawcy zatrudniający 250 i więcej pracowników zgodnie z założeniami Dyrektywy o sygnalistach powinni wdrożyć nowe zasady do 17 grudnia 2021 r., a pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 pracowników do 17 grudnia 2023 roku.

Obecnie w Polsce nie jest jeszcze znany termin zakończenia prac nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia, więc trudno dokładnie określić te daty w Polsce.

Niemniej jednak pracodawcy powinni mieć na uwadze, że Vacatio legis, czyli czas wejścia ustawy w życie od ogłoszenia ustawy, to tylko 14 dni. Właśnie dlatego tak ważne jest przygotowanie się do wdrożenia ustawy o sygnalistach odpowiednio wcześniej.

Kim jest sygnalista?

Zgodnie z zapisami Dyrektywy sygnalista to osoba, która w ramach przedsiębiorstwa, urzędu czy organizacji zgłasza naruszenia, które mają miejsce w miejscu pracy, w środowisku pracowników lub takie, za które odpowiedzialny jest pracodawca.

Miano sygnalisty nie dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę czy też na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale także innych osób związanych z przedsiębiorstwem.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj: Kim jest sygnalista i jaką rolę pełni w firmie?

Jak powinno przebiegać wdrożenie Sygnalisty w przedsiębiorstwie?

Proces wdrożenia Dyrektywy można podzielić na kilka etapów.

Głównie opiera się na stworzeniu Zasad i Regulaminów postępowania w przypadku Sygnalisty — zarówno w zakresie procesu zgłoszenia zewnętrznego, jak i wewnętrznego. Drugim elementem jest wdrożenie systemu anonimowego zgłaszania informacji o naruszeniach prawa. Cały proces ma zapewnić odpowiednią ochronę danych Sygnalisty i gwarantować skuteczność procesu rozpatrywania jego zgłoszeń.

Należy także pamiętać, że system do anonimowego zgłaszania nadużyć ma być jasny, dostępny i zrozumiały dla wszystkich osób związanych z przedsiębiorstwem. Dlatego też zmianę technologiczną związaną z wdrożeniem warto połączyć z odpowiednią kampanią informacyjną. Bardzo ważne jest też wcześniejsze przeszkolenie pracowników, a także jednoznaczne określenie stanowiska pracodawcy o ochronie sygnalistów przed działaniami odwetowymi lub takich, które powodują utrudnianie dokonywania zgłoszenia.

Nie przegap: Sygnalista w firmie, czyli jak wdrożyć ochronę osób zgłaszających naruszenia

Jakie są narzędzia pracy dla Sygnalistów?

Na polskim rynku funkcjonują już firmy, które oferują wsparcie dotyczące obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych czy wdrożenia standardów etycznych. Dotyczy to zarówno obszaru prawnego — tworzenia regulaminów i procedur, jak i technologicznego — stosowania systemów do anonimowego zgłaszania naruszeń, a także obszaru informacyjnego — przeprowadzania szkoleń dla pracowników.

Proces wdrożenia procedur i kanałów bezpiecznego dokonywania zgłoszeń bardzo często wiąże się ze zmianami technologicznymi w firmie powiązanymi z działaniami Działu Compliance.

Ustanowienie kanału i wprowadzenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych to duże wyzwanie w firmie i niesie za sobą dużą odpowiedzialność. Wybór odpowiedniego narzędzia powinna poprzedzać gruntowna analiza dostępnych kanałów już funkcjonujących w firmie. Trzeba także wybrać właściwego dostawcę, który będzie oferował gotowe rozwiązania w tym obszarze. Ważne, aby gwarantował on anonimowość zgłoszeń i zapewniał dyskretną komunikację pomiędzy Sygnalistą a pracodawcą.

Sprawdź: Jakie wybrać narzędzia i aplikacje dla sygnalisty w organizacji?

Możliwe kary w przypadku niespełnienia warunków ustawy o ochronie Sygnalistów

Co istotne, prawidłowe i rzetelne wprowadzenie przepisów Dyrektywy przez podmioty nie tylko będzie chroniło je przed konsekwencjami sankcji prawnych (także karnych), ale przede wszystkim pozwoli na skuteczną identyfikację zagrożeń organizacji, szybkie wykrywanie nadużyć i minimalizowanie strat. Będzie miało także znaczenie dla budowania firmy na podstawie takich wartości jak zaufanie i poczucie bezpieczeństwa.

Najnowszy projekt ustawy o sygnalistach przewiduje możliwość nałożenia kary grzywny na firmę w przypadku nieustanowienia procedury zgłaszania naruszeń lub ustanowienia jej istotnych naruszeń.

Zgłoszenie nieprawdziwych danych także będzie zagrożone karą pozbawienia wolności, ale tylko w przypadku kiedy zatrudniony zrobi to w sposób świadomy i celowy.

Podsumowanie

Rzetelne i świadome wdrożenie przepisów nie tylko będzie chronić firmę przed przewidzianymi prawem sankcjami (także karnymi). Pozwoli także na skuteczną identyfikację zagrożeń organizacji, szybkie wykrywanie nieprawidłowości i minimalizowanie strat, które powodują naruszenie prawa.

Dlatego wiedza pracowników z zakresu etyki w biznesie jest podstawą budowania kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i dialogu. Trudno jednak ją zbudować bez przeprowadzenia odpowiednich szkoleń dla zespołu. Jeśli chcesz szybko przygotować pracowników do radzenia sobie z wyzwaniami związanymi z compliance — sprawdź nasz e-learning w formie serialu. To pierwsze na rynku szkolenie z zakresu etyki w biznesie zrealizowane w formie serialu fabularnego, w którym pracownicy przyswajają efektywnie wiedzę, którą chcesz im przekazać.

Źródła

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17).