Sygnalista w firmie, czyli jak wdrożyć ochronę osób zgłaszających naruszenia

Co jest najważniejsze we wdrożeniu dyrektywy o ochronie Sygnalistów? Jak przygotować firmę na zmiany i od czego zacząć? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu.

Zamiast dać się zaskoczyć nowymi przepisami — lepiej, jak najwcześniej zacząć przygotowywać swoją organizację na zmiany związane z dyrektywą Unii Europejskiej o ochronie sygnalistów. w Polsce projekt ustawy jest już na ukończeniu — ustawa może wejść w życie w każdej chwili. Biorąc pod uwagę najnowszą odsłonę projektu tej ustawy — na zmiany powinny się przygotować instytucje publiczne i prywatne, które zatrudniają powyżej 250 osób.

Samo stworzenie kanału zgłoszeń i procedur umożliwiających podejmowanie procedur wyjaśniających w tak dużych organizacjach zwykle trwa miesiącami.

Jak podejść do wdrożenia dyrektywy UE, żeby wszystko przebiegło sprawnie?

Jeśli nie wiesz, kim jest sygnalista przeczytaj ten wpis: Kim jest sygnalista i jaką rolę pełni w firmie?

Unijna dyrektywa i polski projekt ustawy o ochronie sygnalistów

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów ma dostosować krajowe regulacje do unijnej dyrektywy z 23 października 2019 r., która zobowiązuje państwa członkowskie do wdrożenia przepisów chroniących osoby zgłaszające naruszenia prawa.

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów ma dostosować krajowe regulacje do unijnej dyrektywy z 23 października 2019 r., która zobowiązuje państwa członkowskie do wdrożenia przepisów chroniących osoby zgłaszające naruszenia prawa.

Sprawdź: Ustawa o sygnalistach — kogo dotyczy i do czego zobowiązuje?

UE w firmie — obowiązki pracodawcy

Ustawa o ochronie sygnalistów w instytucjach prywatnych i państwowych zakłada kilka najważniejszych elementów, które wymagają stworzenia procesu wdrożenia.

Aby jednak skupić się na samym wdrożeniu, musimy pamiętać o założeniach ustawy i jaki ma ona cel, aby przyświecał on każdemu z etapów wdrożenia.

Zgłoszenia wewnętrzne, zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Zgodnie z art. 1 celem dyrektywy jest poprawa i ujednolicenie prawa i polityki krajów wewnątrz Unii Europejskiej w określonych dziedzinach, poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony zgłaszających naruszenia prawa.

Dyrektywa ma pomóc firmom i przedsiębiorcom w przeciwdziałaniach i wykrywaniu nadużyć finansowych oraz korupcji. Zmiana, która dokonywana jest w firmie w związku z wdrożeniem dyrektywy warto, aby obejmowała obszary technologii, procedur procesu jak i szkolenia pracowników.

Projekt ustawy różnicuje trzy kanały zgłaszania naruszeń prawa:

• Zgłoszenie wewnętrzne w ramach pracodawcy
• Zgłoszenia zewnętrzne kierowane do organu publicznego lub organu centralnego (wg projektu będzie nim Rzecznik Praw Obywatelskich)
• Ujawnienie publiczne dokonywane za pośrednictwem mediów tradycyjnych czy społecznościowych.

Dla pracodawców najistotniejsze są kwestie związane ze zgłoszeniem wewnętrznym (na inne nie mają wpływu).

Etapy wdrożenia ochrony sygnalistów w firmie dzielą się na trzy etapy — poniżej znajdziesz informacje o tym, na czym dokładnie one polegają.

Etap 1. Przygotowanie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych

Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów trzeba zacząć od opracowania i wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Regulamin ten ma przede wszystkim zawierać wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.

Co powinien określać regulamin zgłoszeń wewnętrznych?

Przede wszystkim regulamin ten musi zdefiniować:

• podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń
• sposoby przekazywania zgłoszeń
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia
• opis działań następczych podejmowanych w celu weryfikacji informacji o naruszeniach prawa
• środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.

Obecny projekt ustawy przewiduje konsultacje w zakresie regulaminu z organizacjami związkowymi bądź przedstawicielami pracowników.

Obowiązek stworzenia samego regulaminu zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na pracodawcach zatrudniających minimum 50 pracowników. Wyjątek stanowią firmy, które są zobowiązane do wdrożenia ustawy bez względu na stan zatrudnienia — branże o zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o sygnalistach.

Etap 2. Określenie formy oraz zasad zgłaszania i prowadzenia rejestru zgłoszeń

Kolejnym krokiem powinno być wyznaczenie osoby, która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie i przetwarzanie zgłoszeń. To niezwykle ważna funkcja w całym procesie. Osoba ta będzie musiała mieć pisemne upoważnienie pracodawcy i być zobowiązana do poufności. Pracodawca, mimo że nie ma obowiązku to ma prawo wybrania sposobu, w jaki sposób osoba ta będzie dokonywać raportowania zgłoszeń. Pracodawca może wyznaczyć do tego podmiot w swojej firmie (np. wybranego pracownika), jak i spoza firmy (np. kancelarię prawną). Wyboru musi dokonać także odnośnie do formy zgłaszania naruszeń prawa — ustnego, pisemnego czy w obu formach.

Pomoc w zakresie stworzenia kanału przyjmowania zgłoszeń zapewniającego nieujawnianie tożsamości sygnalistów i osób trzecich można uzyskać w kancelarii prawnej, która obsługuje obszar Sygnalisty, bądź skorzystać z gotowych narzędzi, które funkcjonują już na polskim rynku np. Whistboard, Wiblo, Sygnaliści.

Etap 3. Poinformowanie wszystkich pracowników o wdrożonej procedurze

Wszyscy pracownicy w organizacji muszą wiedzieć, w jaki sposób dokonać zgłoszenia wewnętrznego, jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu oraz jakie prawa i obowiązki przysługują w związku z dokonaniem takiego zgłoszenia. Dyrektywa nie określa, w jaki sposób informacja ta powinna być przekazana pracownikom, jednak jest ona bardzo istotna — bo tylko wówczas cały proces wdrożenia ochrony ma sens.

W dużych organizacjach ilość procedur, procesów i oprogramowania jest bardzo duża. Dlatego, aby skutecznie poinformować pracowników o nowej procedurze, warto wybrać interesującą i angażującą formę przekazu np. e-learning w formie serialu, a tym samym zwiększyć szansę na to, że dyrektywa o sygnalistach zostanie skutecznie zakomunikowana. Dzięki temu, jeśli będzie miało miejsce naruszenie prawa wewnątrz organizacji, zwiększy się szansa na jego eliminację, zanim dojdzie do upublicznienia informacji.

Podsumowanie

Informowanie pracowników o procedurach związanych z dyrektywą o sygnalistach ma działać odstraszająco na osoby, które są nieuczciwe i to one mają obawiać się zgłoszeń — nie osoba, która takiego zgłoszenia dokonuje w dobrej wierze.

Ostatecznie, celem dyrektywy jest zachęcenie pracowników do zgłaszania nieprawidłowości w przedsiębiorstwach oraz spółkach po to, aby mogły zapobiec daleko idącym konsekwencjom nieuczciwych działań. Wdrożenie przepisów ma obowiązek zapewnienia sygnalistom odpowiedniej ochrony, aby nie podlegali represjom ze strony pracodawcy lub pracowników. Zachęcanie pracowników do mówienia o swoich podejrzeniach może pomóc firmie w szybkim zajęciu się potencjalnymi nadużyciami lub wykroczeniami i złagodzeniu wynikających z nich zagrożeń.

Kluczem do osiągnięcia tego celu jest wdrożenie odpowiednich procedur i jednocześnie skuteczne poinformowania o nich wszystkich pracowników firmy.

Chcesz wdrożyć w firmie ochronę Sygnalistów? Sprawdź: Jakie wybrać narzędzia i aplikacje dla sygnalisty w organizacji?