Jakie wybrać narzędzia i aplikacje dla sygnalisty w organizacji?

Kiedy w Polsce wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów, firmy będą musiały wdrożyć narzędzia, które pozwalają na bezpieczne, anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości. z tego artykułu dowiesz się, co wziąć pod uwagę, wybierając platformy i aplikacje do obsługi zgłoszeń związanych z podejrzeniem naruszenia prawa.

Na polskim rynku od momentu pojawienia się informacji o dyrektywie Unii Europejskiej o ochronie sygnalistów, systematycznie wzrasta liczba oferowanych narzędzi, które pozwalają firmom na obsługę zgłoszeń sygnalistów i dzięki którym mogą spełnić wymagania dyrektywy UE w zakresie podejmowania działań następczych. Sprawdź, co wziąć pod uwagę, gdy szukasz najlepszej platformy do obsługi zgłoszeń.

Dlaczego firmy potrzebują narzędzi do ochrony sygnalistów?

Wielkimi krokami zbliża się obowiązek wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Choć wszystko to powoduje dodatkowe obciążenia regulacyjne, stanowi również wielką szansę na wyeliminowanie w zarodku naruszeń prawa. Dzięki temu Twoja organizacja będzie mogła bez przeszkód prowadzić swoją działalność i bezpiecznie się rozwijać.

Wiedząc kim jest sygnalista (art.2) oraz jaki jest Proces wdrożenia Ustawy o Sygnalistach (art.3) warto poznać narzędzia, które rozwiązują wyzwanie dotyczące kanału dokonywania zgłoszeń i przede wszystkim wspierają proces obowiązkowego informowania pracowników o procedurze sygnalisty w formie angażujących szkoleń.

Wybór zewnętrznej firmy wspierającej proces zgłoszeń może dodatkowo wpłynąć pozytywnie na odbiór pracownika i wzbudzić większe zaufanie do anonimowości działań.

Dyrektywa zawiera konkretne wytyczne, jakie należy wypełnić, tworząc wewnętrzny kanał zgłoszeniowy. Lista jest dosyć długa, dlatego warto zaufać w tym zakresie specjalistom.

• Wewnętrzny kanał zgłoszeniowy obowiązuje w zakresie:
• stworzenia wewnętrznej procedury określającą sposób i formę dokonywania zgłoszeń,
• udostępniania pracownikom bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych,
• stworzenia procedury postępowania po otrzymaniu zgłoszenia,
• dbania o poufność całego procesu i anonimowość sygnalisty,
• ochrony sygnalisty przed wszelkimi negatywnymi konsekwencjami i działaniami odwetowymi,
• wyznaczenia osoby lub jednostki, która będzie nadzorowała ten proces,
• prowadzenia rejestru zgłoszeń,
• potwierdzenia przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni,
• zachowania maksymalnie 3-miesięczny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej na temat przeprowadzonych działań dotyczących jego zgłoszenia,
• zapewnienia zrozumiałej i łatwo dostępnej dla personelu informacji dotyczącej procedur zgłaszania nieprawidłowości.

Wypełnienie tych wszystkich obowiązków może być trudne dla firm nieposiadających rozbudowanych działów prawnych czy compliance. Jeśli stworzony system okaże się pozorny, pracownicy nie będą mieli do niego zaufania i nie będą z niego korzystali. Wtedy pozostaną im do wyboru dwie opcje zgłaszania nieprawidłowości, czyli zgłoszenie zewnętrzne i ujawnienie publiczne. Nadal będą korzystać z ustawowej ochrony, ale cały proces będzie poza kontrolą pracodawcy.

Zastanawiasz się, kim jest sygnalista? Przejdź do tego wpisu: Kim jest sygnalista i jaką rolę pełni w firmie?

Aplikacja dla sygnalisty — jak wybrać najlepszą?

Aplikacje dla sygnalistów umożliwiają anonimowe zgłaszanie naruszeń prawa i ich pełną obsługę przez osoby wyznaczone w organizacji do przyjmowania zgłoszeń. Trudno o jednoznaczny wybór narzędzia dla sygnalistów, ponieważ autorzy aplikacji oferują różne formy technologiczne, jak i graficzne. Które są najpopularniejsze? w Polsce najbardziej znane aplikacje do ochrony sygnalistów to:

• EY Virtual Compliance Officer
• EQS
• Sygnaliści
• WhistBoard
• Wiblo
• Whistlelink
• Sygnalizer.

Z pewnością ułatwieniem w wyborze aplikacji są bezpłatne testy i wersje demo, dzięki którym można bezpośrednio zweryfikować poszczególne narzędzia.

Przy wyborze aplikacji do zgłaszania nadużyć należy przede wszystkim kierować się ofertą firm, których narzędzia są zgodne z Dyrektywą EU 2019/1937 i gwarantują:

• całkowitą poufność zgłaszającemu
• dają możliwość poufnej komunikacji z sygnalistą.

Oczywiście — dokonując wyboru należy przeanalizować także własne oczekiwania. Parametry, które warto wziąć przy tym pod uwagę to:

• miejsce przechowywania danych osobowych (w obrębie Unii Europejskiej lub poza)
• szyfrowanie treści zgłoszenia
• ochrona przed złośliwym oprogramowaniem
• aplikacja w wersji mobilnej
• możliwość zgłoszeń z sieci TOR
• rejestr zgłoszeń wraz z dokumentami
• Certyfikat ISO 27001
• wielojęzyczność
• możliwość uruchomienia na serwerze klienta
• interfejs i intuicyjność obsługi zarówno pod kątem panelu sygnalisty, jak i panelu dla administratorów.

Narzędzia dla sygnalistów — o czym jeszcze warto wiedzieć?

Każda z firm oferujących aplikacje do zgłaszania naruszeń proponuje także szkolenia w zakresie wdrożenia aplikacji i jej działania. Dyrektywa UE określa jasno, że obowiązkowe jest poinformowanie wszystkich pracowników o procedurze Sygnalisty — wszyscy pracownicy powinni znać cel dyrektywy. Przede wszystkim muszą mieć pewność zachowania anonimowości zgłoszeń. Dla organizacji powinna być również ważna świadomość pracowników — każdy w firmie powinien znać konsekwencje, jakie może nieść ukrywanie i zatajenie posiadanych informacji o nieprawidłowościach.

Zajrzyj do naszego poradnika, żeby dowiedzieć się więcej o wdrożeniu sygnalisty: Sygnalista w firmie, czyli jak wdrożyć ochronę osób zgłaszających naruszenia

Jak zwiększyć świadomość pracowników z zakresu whistleblowingu? Odpowiedzią może być szkolenie w formie serialu

Wdrażając procedurę Sygnalisty w firmie nie możemy zapominać o celu Dyrektywy UE i zaletach, jakie może wnieść do naszej organizacji. A  nie jest to łatwe zadanie — dotarcie z przekazem o whistleblowingu do pracowników w czasach, gdy każdy z nas konsumuje codziennie ogromną ilość informacji, jest bardzo dużym wyzwaniem.

Właśnie dlatego warto zdecydować się na szkolenie pracowników związane z ochroną sygnalistów, które wykorzystuje mechanizmy z mediów społecznościowych i niezwykle popularną dzisiaj formę serialu.

W Great Interactive przez ostatnie 10 lat zdobywaliśmy doświadczenie w obszarze grywalizacji i motywacji pracowników. Tym razem połączyliśmy mechanizmy social mediów i wysokiej klasy produkcję filmową, tworząc unikalną sfabularyzowaną i zgrywalizowaną kampanię edukacyjną. w ten sposób powstało szkolenie związane z whistleblowingiem, które ma formę serialu. Wciągająca fabuła uniwersalnej historii wzbudza emocje uczestników kampanii szkoleniowej Sygnalista na platformie PowerStory Learning. Szkolenie pokazuje ludzkie emocje i rozterki w sytuacji podbramkowej, dodatkowo w trakcie rozwoju akcji daje możliwość podejmowania decyzji użytkownikowi. a  dzięki temu, że to pracownik decyduje o zakończeniu historii — o wiele bardziej angażuje się w temat.

Sygnalista PowerStory Learning

Na czym dokładnie polega szkolenie Sygnalista Power Story Learning? Poprzez to, że kampania edukacyjna jest zrealizowana w niespotykanej formie pracownicy mogą doświadczać jej nie tylko na poziomie logiki, ale także emocji, które angażują cały umysł.

Uniwersalna historia, która przedstawiana jest pracownikom, nie jest bezpośrednim nośnikiem wiedzy, ale doskonałym środkiem do celu, jakim jest wywoływanie emocji, dzięki którym kontent biznesowy zostanie przez nich trwale zapamiętany. Pomiędzy odcinkami umieszczone są zadania edukacyjne zawierające treści biznesowe. To, co odróżnia je od klasycznych tego typu rozwiązań to fakt, że zadania przyjmują formę stories znanych z Instagrama. Stories to nie tylko treści, ale także quizy, animacje, grafiki, wykresy.

Aplikacja ma możliwość mierzenia efektywności kampanii i zachowań pracowników.

Daje możliwość zweryfikowania, jak w całej organizacji były podejmowane decyzje w trakcie oglądania serialu, co pozwoli zweryfikować ogólny stan świadomości i wiedzy na temat procedur i procesów w Twojej firmie.

Sygnalista PowerStory Learning pozwala nie tylko utrwalić pojęcia z zakresu obowiązków Dyrektywy albo obszernego działu compliance. To szkolenie podnoszące etykę działań w obszarze zawodowym, która ma wpływ na większe bezpieczeństwo i prawidłowe działanie każdej organizacji.

Podsumowanie

Wdrożenie ochrony Sygnalisty w przedsiębiorstwach i organizacjach jest bardzo ważnym krokiem w eliminowaniu działań takich, jak korupcja, malwersacje podatkowe, oszustwa finansowe w działach zakupów czy też nieprzestrzeganie prawa przetargów publicznych. Każdy z tych problemów to duże zagrożenie dla bezpieczeństwa firmy. Dlatego warto pamiętać, że poprawnie wdrożona ochrona sygnalistów w firmie nie kończy się na wyborze najlepszej aplikacji do zgłaszania naruszeń. Równie ważna jest edukacja pracowników w tym zakresie i zasadach określonych w Dyrektywie UE.

Zobacz też: Ustawa o sygnalistach — kogo dotyczy i do czego zobowiązuje?